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Organização e Processos, área de estudo ao mesmo tempo clássica e contemporânea da administração, permite à sua empresa um modelo onde os resultados organizacionais estarão sempre passando por um processo de melhoria contínua. É a área responsável por soluções voltadas para o mapeamento e redesenho de todo o design organizacional, que envolve a atuação em processos, estrutura organizacional e estratégia, melhorando assim o desempenho da empresa.
As soluções de Organização e Processos são:
- Modelagem de Estrutura Organizacional
- Mapeamento e Redesenho da Estrutura Organizacional
- Modelagem de Processos
- Mapeamento de Processos
- Redesenho de Processos
- Elaboração de Indicadores de Processos
- Elaboração de Manuais
- Implementação de Práticas e Sistemas de Qualidade
- Planejamento Estratégico
- Gestão Estratégica
Abaixo, você encontra a descrição das soluções.
Modelagem de Estrutura Organizacional
Sintomas:
O cliente não sabe como a empresa deveria se estruturar; a gestão da empresa é muito recente para ter defeitos ou vantagens muito grandes; a estrutura atual da empresa está gerando tantos problemas que é melhor começar do zero; já existe um grupo trabalhando junto, contudo não existe nenhum tipo formal de divisão...
Solução:
Determinar a estrutura da empresa de forma que os gestores tenham controle e conhecimento de seu negócio, possibilitando melhor alocação de recursos e desenvolvimento da gestão. Foca a estruturação de empresas em abertura e em expansão.
Resultados esperados:
Após a modelagem da estrutura será entregue a proposta de organização mais interessante para a empresa, e que de acordo com tendências internas e externas, provenientes de análises e estudos, gerarão o melhor resultado para essa empresa, sendo ela inicial ou que apresentava uma quantidade muito grande de problemas.
Mapeamento e Redesenho da Estrutura Organizacional
Sintomas:
Existe sobrecarga ou ociosidade na atuação dos funcionários; As funções e motivos de existência das áreas não estão bem delimitados; A empresa apresenta funcionários (ou áreas) sobrecarregados de atividades; a empresa se desenvolveu mais rápido do que a sua estrutura organizacional impedindo que a empresa gerisse seu próprio equilíbrio; é necessária uma melhoria da liderança formal da empresa; existem problemas de centralização e descentralização de poder; a amplitude de controle está incorretamente dimensionada; não se sabe quantas pessoas são necessárias para que o negócio seja executado de forma adequada...
Solução
O objetivo é conhecer a estrutura real da empresa, possibilitando o seu controle gerencial e implementação das melhores práticas em estrutura de acordo com a realidade e objetivos da organização. Isso, visando otimização de recursos e profissionalização da gestão. A solução permitira que a organização seja rearranjada proporcionando assim, a segurança de que resultados mais efetivos serão atingidos com a geração de impactos cada vez maiores para a empresa. Consiste em uma análise geral da estrutura organizacional, para que seja estabelecido o modelo mais eficiente de gestão. Envolve a elaboração de ferramentas que auxiliam a execução e o acompanhamento das atividades da empresa.
Resultados Esperados:
Após a execução da solução será entregue uma proposta de organograma, funcionograma, hierarquização de cargos e ferramentas correlatas, caso necessário, que agregue mais valor de acordo com o negócio da empresa em relação ao seu modelo atual. Nesse tipo de solução podem ser gerados: uma reestruturação administrativa, estruturação e revisão de Organograma, estruturação de cargos e funções e efetivo de pessoas.
Modelagem de Processos
Sintomas:
A empresa está em abertura e desde já gostaria de definir como seus processos acontecerão; os processos da empresa estão fazendo com que o seu desempenho seja crítico, logo ela quer começar do zero; a empresa está definindo novas estratégias e ampliando sua atuação e quer definir como seus processos irão se comportar; a empresa está implementando um novo sistema que exigem novos processos de gerenciamento...
Solução:
O objetivo é desenhar novos processos, seja para empresas em abertura ou para empresas que gostariam de modificar seus processos existentes de forma tão radical que não teriam a intenção de utilizar práticas antigas. A partir dessa solução é possível criar processos que agreguem valor direcionado de acordo com o que o gestor pretende para sua empresa.Foca a estruturação de empresas em abertura e em expansão.
Resultados esperados:
Após a execução da solução serão entregues processos fluxogramados que, de acordo com as propostas, gerarão máximo valor de atuação, e programas de implementação serão desenvolvidos para que eles sejam implementados com máximo desempenho.
Mapeamento de Processos
Sintomas:
A empresa não sabe como seus processos acontecem; não possuem uma definição bem estabelecida dos seus processos; o fluxo de informações dentro da empresa não é controlado; existem problemas com trocas de funcionários, pois é necessário sempre fazer repasse de como executar um processo; não existe padronização formal de procedimentos dentro da empresa; a empresa necessita de uma sistematização dos fluxos entre áreas e rotinas e de uma padronização das atividades...
Solução:
O objetivo é entender e formalizar os processos-chave na organização. São questões como identificar a razão de existência, entradas e saídas, recursos utilizados, atributos, dentre outros.
Resultados esperados:
A partir do mapeamento de processos os gestores e funcionários poderão entender e controlar melhor as atividades realizadas na empresa, através de ferramentas internalizadas pela empresa como fluxogramas, manuais, painéis e sistemas que permitam um melhor acompanhamento dos processos existentes na empresa.
Redesenho de Processos
Sintomas:
Acontece uma quantidade muito grande de erros na execução dos processos da empresa; os funcionários não sabem o que fazer; existe muito desperdício; demora-se tempo demasiado para se executar determinada atividade; os processos não atendem aos requisitos estabelecidos pelo mercado e por órgãos reguladores...
Solução:
Visa à implementação das melhores práticas com o objetivo de alterar os processos, para que o mesmo possa atender a um propósito o qual ele não está atendendo plenamente. Estruturar as atividades da empresa, apontando suas principais falhas e estabelecendo soluções inovadoras e, acima de tudo, implementáveis para a maximização de sua eficiência e efetividade.
Resultados Esperados:
Minimização de desperdícios, redução de custos, grande aumento de qualidade, redução de tempos e movimentos e geração de ganhos evidentes são resultados esperados a partir das atividades desenvolvidas na organização pela execução de processos melhores planejados. Além disso, será possível melhorar o fluxo de informação da empresa, assim como garantir que as atividades ocorram de uma forma pré-estabelecida.
Elaboração de Indicadores de Processo
Sintomas:
Empresas que necessitam de ferramentas que auxiliem no controle; necessidade de acompanhar os processos ao longo de sua execução; diagnóstico constante de onde se encontram as falhas dentro da gestão; definição correta de indicadores que mostrem se o processo está sendo executado corretamente e se no futuro ele entregará os objetivos pretendidos...
Solução:
O objetivo é a formulação e implementação de indicadores para obter informações por meio da mensuração tanto do desempenho quanto dos resultados para verificar o alcance dos resultados esperados pelos processos-chave da organização, permitindo maior controle e melhoria contínua dos processos.
Resultados Esperados:
Após a execução da solução o gestor terá maior capacidade de entender e melhorar constantemente sua empresa através da leitura de dados e informações que confirmem ou refutem se seus objetivos operacionais e estratégicos estão sendo atingidos.
Elaboração de Manuais
Sintomas:
Não existem manuais úteis que simplifiquem a atuação dos funcionários;é necessário ter um microgerenciamento das atividades dos funcionários; perde-se experiência na empresa de forma muito rápida; procedimentos operacionais padrão não estão bem explicados para que os funcionários possam executar suas atividades...
Solução:
O objetivo é formalizar como a atividade em questão deve ser realizada e repassar a prática aos funcionários de forma simples e completa evitando erros na realização das atividades e facilitando a gestão do conhecimento.
Resultados Esperados:
Após a execução da solução teremos um manual simplificado, adaptado ao processo, que explique de forma clara e concisa como cada atividade deve ser executada para que os padrões do processo sejam atingidos.
Implementação de práticas e sistema de qualidade
Sintomas:
A empresa deseja se adequar a algum sistema de qualidade; é necessário executar a primeira auditoria de qualidade para se adaptar à avaliação externa de algum prêmio; é preciso adaptar alguns processos às melhores práticas de qualidade do mercado...
Solução:
O objetivo é trabalhar os pontos a serem melhorados de acordo com o Modelo de Excelência em Gestão (MEG) ou ISO 9001, visando à melhoria da gestão com as sugestões da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ). Essas melhorias se darão através da intervenção nos processos de negócio e de apoio da empresa.
Resultados Esperados:
Espera-se que através da intervenção os processos e ferramentas de gestão estejam adequados às práticas dos órgãos reguladores de gestão de qualidade.
Planejamento Estratégico
Sintomas:
Necessidade de Missão, Visão e Valores; apresenta objetivos soltos e ações mal definidas; desejo de acompanhar fatores do ambiente Interno e Externo; a empresa que não possuem sua própria estratégia formalizada; não sabem direito a relação entre sua organização e o ambiente externo; tem dificuldades em aperfeiçoar a utilização de seus recursos para atingir melhores resultados; deseja estabelecer objetivos a médio e longo prazo, envolvendo todas as perspectivas nas quais a empresa está inserida; quer definir as estratégias da empresa...
Solução:
Em ação conjunta com o cliente, será definidas, avaliadas e selecionadas as áreas do negócio que sofrerão intervenção e qual ênfase nos recursos cada área da empresa deverá receber para que a empresa esteja mais bem inserida no mercado, determinando rumos para o atingimento da estratégia. O Planejamento Estratégico é um processo gerencial que permite ao gestor um melhor conhecimento do ambiente e uma preparação para reação a diferentes cenários. É o parar para pensar nos rumos que a empresa deve tomar no próximo período, o que implica em escolhas de investimentos, postura, posicionamentos e cortes.
Resultados esperados:
A solução de Planejamento Estratégico visa permitir melhor integração da empresa, traçar vias coerentes de desenvolvimento da empresa, melhorar os resultados, analisar e gerir a mudança na empresa. O foco dado é sempre a formalização das propostas de estratégia que estão no subconsciente da liderança da organização. O maior benefício do planejamento estratégico é definir diretrizes e estratégias de atuação no setor, e assim, nortear as decisões gerenciais facilitando enormemente a todos os gestores de uma empresa a tomarem decisões coerentes dentro de uma mesma linha de objetivos.
Gestão Estratégica
Sintomas:
A empresa apresenta uma boa estratégia, contudo não sabe como executar; a organização não está preparada para mudar seus sistemas internos para permitir que a empresa siga para a sua visão; não existe um processo padronizado explicativo sobre as ações a serem empreendidas; as reuniões e calendários da agenda estratégica não estão bem definidos; a empresa precisa de maior controle sobre as estratégias da empresa; indicadores são necessários para acompanhamento estratégico...
Solução:
O objetivo é a construção de um formato mais adaptado o possível para que cada empresa consiga gerir sua estratégia previamente formulada. Através da metodologia do Balanced Scorecard, é desenhada toda uma estrutura de gestão para que os resultados esperados da estratégia tenham maior probabilidade de serem atingidos. Para isso são desenvolvidos mapas estratégicos, metas e indicadores que permitirão uma gestão mais adequada rumo à visão da empresa.
Resultados Esperados:
Após a execução da solução espera-se que toda a organização esteja alinhada para executar o que a estratégia propõe e, além disso, ter um sistema robusto, adaptado a sua realidade, que permita que esse caminhe do estado atual ao estado futuro seja muito bem sucedido.